Åpent kontorlandskap gir økt risiko for sykefravær

Noen elsker det. Veldig mange hater det. Vi snakker naturligvis om åpent kontorlandskap. Trenden startet for alvor på 1950-tallet, da det tyske designfirmaet Quickborner utviklet konseptet «burolandschaft». Ideen var å skape et mer dynamisk og fleksibelt arbeidsmiljø ved å erstatte tradisjonelle enkeltkontorer med åpne arbeidsområder. 

Nå sitter stadig flere norske kontorarbeidere i en eller annen form for åpent kontorlandskap, men er det egentlig en positiv utvikling? Blir det mer dynamikk, teamarbeid og kommunikasjon i åpent landskap – eller er det tvert i mot en kilde til frustrasjon, avbrytelser og stress? For å få svar tok vi en prat med Randi Hovden Borge ved STAMI (Statens arbeidsmiljøinstitutt), som har forsket på disse spørsmålene. 

Påvirker konsentrasjon og produktivitet negativt 

Det er mange potensielle forstyrrelser i et åpent kontorlandskap. STAMI-forskeren forteller at forskningen bekrefter at åpne kontorlandskaper kan ha en negativ innvirkning på konsentrasjon og produktivitet. 

– Samtaler, telefoner som ringer og kolleger som haster forbi skrivebordet ditt kan gjøre det vanskelig å konsentrere seg og få gjort jobben.

I tillegg er det et annet aspekt ved dette kontormiljøet som gjør at fokus trekkes bort fra arbeidsoppgavene, noe Randi Hovden Borge kaller selvmonitorering. 

– Det å føle seg under oppsyn fra andre, samt det å være redd for å forstyrre andre, kan også føre til en form for selvmonitorering som også kan trekke oppmerksomheten bort fra selve arbeidet, sier hun og påpeker at de fleste studier på området har tatt for seg opplevd produktivitet (altså om de ansatte selv opplever seg som produktive) og i mindre grad benyttet objektive målinger av produktivitet.

Høyere forekomst av sykefravær

Sykefraværet i Norge øker stadig. Ifølge Randi Hovden Borge viser flere nordiske studier høyere forekomst av sykefravær blant ansatte i åpent kontorlandskap sammenlignet med ansatte som har enkeltkontor. 

– Vi vet ikke akkurat hvorfor det er sånn. Det er også flere studier som har vist høyere stressnivåer blant ansatte i åpent kontorlandskap, men igjen er dette basert på ansattes egenrapportering, sier forskeren. 

Hun peker på at åpent kontorlandskap kan tenkes å påvirke arbeidsbetingelser og jobbtilfredshet negativt, som igjen kan gi negative helseeffekter på sikt.

– Ansattes jobbkontroll – det vil si hvor stor grad man opplever å selv kunne styre for eksempel når og hvordan man gjennomfører arbeidet, som har vist seg å være en viktig faktor for helse og sykefravær generelt sett, forteller Randi. 

Hvordan påvirker støy og mangel på privatliv de ansattes mentale helse og trivsel på jobb?

– Det kan være flere mulige mekanismer her. Støy, ukontrollerbar stimuli fra miljøet rundt oss, og det å føle seg under konstant oppsyn kan føre til at ulike stressresponser i kroppen aktiveres og disse kan vedvare over tid.

– I tillegg kan det å oppleve at man ikke får gjort jobben sin ordentlig, påvirke følelsen av jobbmestring over tid, som igjen kan ha negative utslag på den mentale helsen. Selv om vi er sosiale vesener, har vi også et grunnleggende behov for å kunne trekke oss tilbake og skjerme oss når det trengs.

Både fremmer og hemmer innovasjon og kreativitet

Man har ofte hørt at åpne kontorlandskap fører til bedre samarbeid, mer kreativitet og lettere informasjonsflyt. Forskeren sier den generelle forskningen ikke har noe entydig svar på dette. 

– Åpent kontorlandskap kan være positivt for spontan og uformell samhandling, og dermed ha positive virkninger på kreativt arbeid i team og innovasjon, men samtidig ikke være ideelt for individuell kreativitet, da dette krever fokus og konsentrasjon. Så det er nok nærliggende å tro at det både kan fremme og hemme kreativitet og innovasjon. 

Det er heller ikke slik at mer fysisk åpenhet automatisk gir mer og bedre samhandling, poengterer Borge. 

– Noen studier viser snarere det motsatte. Dette kalles gjerne transparensparadokset – at mer fysisk åpenhet like gjerne kan gi motsatt effekt, at folk trekker seg tilbake eller begrenser hvem man samhandler med. 

Er det spesifikke yrker eller bransjer hvor åpne kontorlandskap fungerer særlig dårlig?

– Åpent kontorlandskap vil nok fungere særlig dårlig i yrker hvor en stor del av jobben innebærer konsentrasjonskrevende arbeid. Det samme gjelder yrker der man jobber med sensitiv informasjon, enten fysisk, digitalt eller i form av samtaler. Også arbeid som innebærer gjentatte digitale møter eller telefonsamtaler i løpet av arbeidsdagen vil kunne bli utfordrende dersom det ikke er nok støtterom som man enkelt kan benytte ved behov, sier forskeren. 

Vi må anerkjenne og diskutere utfordringene 

Mange velger å jobbe hjemme deler av uken for å få mer arbeidsro og bedre konsentrasjon. Randi Hovden Borge understreker at hjemmekontor ikke bør bli en sovepute for virksomheter – de må aktivt jobbe for å skape gode arbeidsforhold for de ansatte, uansett hvor de befinner seg.

– Utfordringer i det åpne kontorlandskapet bør tas opp, uavhengig av om ansatte har anledning til å jobbe hjemmefra. 

Hun mener det er viktig å anerkjenne og diskutere utfordringene knyttet til åpent kontorlandskap, slik at man kan jobbe sammen for å finne gode løsninger. 

– Åpen dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, og at ansatte kan føle på medbestemmelse og medvirkning, viktig, uansett hvilke arbeidsmiljøutfordringer man står overfor. 

Hvilke konkrete tiltak kan arbeidsgiver iverksette for å forbedre arbeidsforholdene i åpne kontorlandskap, slik at ansatte får bedre mulighet til konsentrasjon, trivsel og effektivitet? 

– Forskningen viser at det er viktig å sørge for tilstrekkelig tilgang på støtterom som kan brukes til konsentrasjonskrevende arbeid og telefonsamtaler. I tillegg bør man ha gode kjøreregler i kontorlandskapet og kommunisere disse effektivt, avslutter Randi Hovden Borge.