De tre største oppstartstabbene

Som regnskapsfører og bedriftsrådgiver har jeg de siste 10 årene hatt gleden av å jobbe med hundrevis av gründere. Og mens «min bransje» tradisjonelt sett rynker på nesen av gründere, på grunn av mye «armer og bein», er det gründere jeg alltid har fokusert på å hjelpe.

Delvis fordi jeg selv er gründer. Jeg har etablert og solgt selskap, og jeg har vært med på nedturer. Jeg vet hvordan gründerlivet er, og jeg vet hvor vanskelig og stressende regnskap og økonomi kan være midt oppi en hektisk hverdag der man sjonglerer nye kunder, kundeservice, salg, strategi, budsjettering, telefoner og mail. Og stress fører til tabber. Tabber vi ikke har råd til i oppstartsperioden, da vi er mest sårbare.

Når det kommer til regnskap og økonomi, er det tre oppstartstabber som går igjen og igjen. Dersom du gjør disse tabbene, kommer det i beste fall til å koste deg dyrt. Og i verste fall vil det koste deg bedriften din. Disse tre oppstartstabbene er: Manglende kontroll på penger, vilkårlig prisstrategi og manglende bevissthet rundt skatt og fradrag.

Manglende kontroll på penger (likviditet)

Hva er likviditet, og hvorfor er det så viktig? Likviditet er kort og godt det å ha nok penger på konto når du trenger det. Har du godt med penger på konto? Livet er bra. Har du ikke? Livet er plutselig verre. Og det er betydelig verre dersom Skatteetaten banker på døra og vil ha titusener av kroner i skatter og avgifter akkurat da. Det passer like bra som et hjerteinfarkt.

Slike situasjoner oppstår fordi vi mangler et system for å sette til side penger. De fleste gründere har kun én bankkonto, og der står alle pengene til bedriften. Saldoen på kontoen brukes som et styringsverktøy. Hvor ofte sjekker du selv nettbanken for å se hva som står på konto? En gang i måneden? Uken? De fleste sjekker én gang om dagen.

Står det mye penger der? Vi har råd til å investere! Lite penger? Vi har ikke!

Problemet er bare at det ikke er sant. Du kan ha 200 000 kroner på konto, men reelt sett kun eie 100 000 av dem fordi du skylder 100 000 i skatter og avgifter. Og hva skjer da når du bruker 150 000 kroner?

Løsningen er å lage fire ekstra bankkontoer: En fortjenestekonto, en skattekonto, en kostnadskonto og en lønnskonto, og bestemme at en prosentandel av alle pengene du mottar hver måned, skal overføres til hver av disse kontoene.

For eksempel: 10 prosent til fortjeneste, 25 prosent til skatt og mva, 35 prosent til lønn og 30 prosent til kostnader.

Gjør du dette hver måned, har du etablert en enkel versjon av et fantastisk system som heter Profit First. Profit First-metoden skal jeg ikke gå dypt inn på her, men fordelene ved denne enkle versjonen er at du:

• alltid har satt av nok penger til skatt og avgift

• har sikret deg en fortjeneste fra første sekund

• vet nøyaktig hvilke kostnader du har råd til

Har du noen gang sittet og tenkt: Har jeg råd til dette? Bruker jeg for lite på markedsføring? Hva kan jeg ta i lønn? Har jeg råd til å betale alt jeg skylder i skatt og avgifter?

Da er dette systemet perfekt for deg. Det kommer til å gi deg klarhet, ro og forutsigbarhet når det gjelder bedriftens økonomi. Som sertifisert Profit First-coach får jeg mange henvendelser om dette. Om du vil du vite mer, vil jeg anbefale vår gratis gruppe på Facebook: Bedre Business med Sjekkregnskapet. Her finner du veiledningen du trenger for å høste fordelene av dette systemet.

Prising

Likviditet er ikke bare penger ut. Det er også penger inn. Og går mer penger ut enn inn, ender vi opp på dypt hav i en halvoppblåst gummibåt med én dårlig åre. Høres ikke så digg ut, gjør det vel? La oss se på hvordan vi unngår det. Hvor mye penger du får inn i selskapet, avhenger av to ting: Antall salg og prisen du tar. Uheldigvis er det for mye fokus på å oppnå mange salg og for lite fokus på å oppnå en god pris. For hvordan setter mange gründere priser på sine produkter og tjenester? Jo, de sammenligner seg med sine konkurrenter.

Ole tar 800 kroner timen, så da tar jeg 750 kroner timen,» tenker Jens. «Jens tar 750 kroner timen, så da tar jeg 650 kroner timen, tenker Nils. Og så er vi i gang, in the race to the bottom. Og hva ender vi opp med? Ingenting annet enn en hverdag der vi ikke har tid til å levere gode kundeopplevelser, fordi vi tar så lite betalt per time at hvert eneste minutt av hver eneste dag må faktureres ut. Høres det kjent ut?

Og for å gjøre galskapen komplett: Hverken Ole, Jens eller Nils har satt seg ned og regnet på pris basert på sine bedrifters realiteter og økonomi. De har bare hentet prisen fra hverandre.

La oss ta et eksempel: Ole, Jens og Nils er alle designere. Ole tar 800 kroner timen, og derfor tar Jens 750 kroner timen. Men Ole er singel og jobber hjemmefra. Jens derimot er gift og har to barn. Han må leie et kontor i byen. Og parkeringsplass. Og Jens må hente i barnehagen hver dag, og får derfor ikke jobbet så mye som Ole.

Ole har altså lavere kostnader og flere timer å selge. Jens har høyere kostnader, færre timer å selge og velger å ta en lavere pris enn Ole.

Hvem tror du kommer til å gjøre det best økonomisk, Ole eller Jens? Hvem kommer til å stresse mest med å tjene nok til å gi seg selv en akseptabel lønn, slik at alt strevet er verdt det?

Det Jens (og alle gründere som han) burde gjøre, er å sette seg ned og finne ut av hva det koster å drive bedriften: Kontorlokaler, programvare, parkeringsplass, forsikring, lisenser, medlemskap, kurs, maskinvare, alt som koster penger. Summer alt dette, så vet du hva bedriften din koster å holde oppe.

Neste og siste steg er å beregne hvor mye tid du har til rådighet i bedriften. Gir du seg selv fem uker ferie og jobber 37,5 timer i uken, har du 1760 timer til rådighet. Hvor mange av disse kan du levere til dine kunder? Vær realistisk!

Dersom du må bruke ettermiddager og kvelder på å gi tilbud og besvare mailer slik at du kan få fakturert timene du må på din «normale» arbeidsdag, har du satt feil pris. Enda verre: Du har skapt et jobbfengsel for deg selv som krever at du jobber til alle døgnets tider. Var det dette du så for deg da du startet for deg selv?

Gjør heller dette: Ta timene du har til rådighet, og beregn at minst en tredjedel av dem forsvinner i mailkorrespondanse og annet dillearbeid. Da har du 1170 timer igjen i dette eksempelet. Hva må hver av disse timene koste for å dekke lønnen du fortjener, fortjenesten du ønsker og kostnadene du ikke kan unngå?

Der har du svaret ditt. Og derfor er det så borti natta lite nyttig å sette en pris basert på hva «naboen» tar. Mitt tips: Ikke la dine priser styres av hva andre tar. Det er irrelevant. Finn ut hva dine priser skal være, finn så ut hvordan du skal levere så mye verdi til dine kunder at det blir en akseptabel pris for dem. Bruker du Profit First-systemet jeg nevnte i punkt 1, vil det være enkelt å finne nøyaktig hva prisene dine må være.

Fradrag for representasjon

Den tredje oppstartstabben er heldigvis ikke like krise som de to første. For mens de har potensial til å kunne ta livet av et selskap, så har nummer tre «bare» potensial til å gå ut over din privatøkonomi.

Keen på at ikke det skal skje med deg? Samme her, la oss se hvordan og hvorfor dette skjer, og hvordan vi sikrer oss.

I alle norske bedrifter er nemlig representasjon en vanlig del av en sunn bedrift. Vi tar med oss nye og potensielle kunder ut for å spise lunsj, knytte kontakter, skape relasjoner og gjøre business ut av det. Og norske gründere gjør dette i stor stil: Vi bruker MYE penger på representasjon i Norge!

Problemet er bare at mange av oss ikke kjenner reglene. Og hva skjer dersom reglene om beløp og krav til kvittering ikke blir fulgt? Jo, da blir det i verste fall du som privatperson som må dekke regningen. Så hva er reglene?

Kort oppsummert kan du ta med deg forretningsforbindelser ut (representasjon) så lenge:

• den som krever fradrag, er næringsdrivende

• representasjonen foregår i arbeidstiden, ved varedemonstrasjon eller ved forhandling

• representasjonen foregår enten på arbeidsstedet, hvis det der er kantine mv., eller på et spisested i nærheten

• det ikke serveres brennevin. Servering av øl og vin er imidlertid tillatt. Serveres brennevin er ingenting fradragsberettiget. Dette gjelder da også kostnadene til mat mv. Det samme gjelder den del av kostnadene som gjelder arbeidsgiveren selv, ansatte, styremedlemmer mv. som deltok i bespisningen

Foregår bespisningen utenfor bedriften, må utgiftene ikke overstige 500 kroner (2020-sats) per person som inviteres utenfra, og for ansatte som man etter en rimelig vurdering finner må delta.